AMSO CONSULTING (AMSO): ¿Cómo está organizado su grupo empresarial en la actualidad?

Víctor Melià (VM): El Grupo consta de 4 empresas con actividades diferentes, que comprenden en total más de 50 departamentos. También controlamos la información a nivel de sector (rayon) gestionando más de 50 rayons en cada uno de los puntos de venta. Contamos con casi 200 empleados en plantilla. Actualmente disponemos, cada mes, de los resultados e indicadores automatizados (presupuestos y datos reales de nuestro ERP) al 100%, tanto consolidados como detallados por empresa, departamento y “rayon”. El “pack” de informes mensuales se genera automáticamente incluyendo la parte de balance y cash flow, lo que nos proporciona la visión financiera y económica en apenas minutos.

AMSO: ¿Antes de utilizar un CPM (Corporate Performance Management) como Mercur Business Control, de qué manera se realizaba el proceso de control de negocio y cuáles eran las principales dificultades?

VM: Antes de implantar una solución CPM con AMSO, nuestro proceso era bastante clásico. Hojas de cálculo (Excel) y más hojas de cálculo para realizar los presupuestos y los “Reportings Mensuales”.

Realizaba un proceso de exportación de los datos desde nuestro ERP (Microsoft Dynamics Nav) que alimentaba mis hojas de cálculo. Posteriormente ejecutaba un proceso manual de verificación y control para consolidar y construir los informes. Cada mes dedicaba mucho tiempo en retocar mis formulas, informes, etc.

Para los presupuestos, las dificultades principales eran el mantenimiento de las fórmulas (centenares de celdas), la comparación con real y/o forecast anteriores y la adaptación a cualquier modificación del entorno.

Cada versión de presupuestos me obligaba a verificarlo todo, un trabajo exhaustivo. Por ejemplo, añadir un nuevo “Rayon”, una tienda o un departamento era muy engorroso, porque tenía que chequear el conjunto de hojas de cálculo y verificar su correcta integración. ¡Ahora es sólo un minuto!Además, era necesario obtener la información consolidada y los estados financieros de Balance y Cash Flow.

En resumen, el proceso de cierre tenía una duración de unos 3 días mientras que la realización de un nuevo presupuesto podía ocupar de 10 a 15 días.Era evidente que teníamos que buscar una solución para mejorar.

AMSO: ¿Hace 10 años cuales fueron los elementos clave para la decisión de implantación de un CPM?

VM: Una vez aceptado que las hojas de cálculo elaboradas y gestionadas por el usuario final no eran viables, tuvimos que buscar una solución satisfactoria. La opción de incrementar el equipo de trabajo para continuar haciendo lo mismo, igual de mal, pero más rápidamente no era una alternativa recomendable.

Tampoco el ERP daba una solución rápida a nuestras necesidades, salvo desarrollos pero sin la flexibilidad que perseguíamos. Nuestro punto fuerte era tener toda la información bien configurada y organizada en el ERP contando con la agilidad y disponibilidad del departamento de sistema de Sant Eloi que nos garantizaba la obtención de datos reales fiables y asequibles.

La solución que parecía más atractiva podía venir de un producto en la línea de CPM, término poco conocido en aquellos momentos dado que se hablaba más de Budgeting, Reporting o BI (Business Intelligence). Algunas soluciones que descartamos parecían muy integradas y completas, aunque muy costosas. Otras, más ajustadas a nuestros requisitos proponían plantillas de Excel integradas con un software de BI. En fin, un poco de todo y no fue fácil identificar lo correcto.

❝Decidimos buscar y encontrar alguna solución existente❞

Necesitábamos encontrar un especialista financiero, con experiencia y conocimiento tecnológico, para realizar una integración de sistema eficiente con el mínimo de recursos de programación y con una inversión económica adecuada.

Queríamos un ROI aceptable para nuestra organización.

AMSO CONSULTING nos presentó su solución, y vimos rápidamente que teníamos enfrente alguien que conocía perfectamente de lo que hablábamos y entendía nuestra problemática. Nos fue fácil identificar, con una probabilidad muy alta, que el proyecto podía llegar a su meta de forma exitosa.

AMSO tenía como referente un proveedor nuestro, mucho más grande que nosotros, al que visitamos y nos dieron una opinión muy favorable.

AMSO: ¿Cómo fue el proyecto? ¿Qué interfaces se necesitaban para integrarse con los softwares existentes?

VM: El proyecto lo realizamos en 3 – 4 meses, realmente lo que esperábamos.

Primero definimos la modelización del control financiero que queríamos. Es decir, nuestras empresas, nuestros centros de costes, los “rayons”, así como las jerarquías de las cuentas para sacar automáticamente las pérdidas y ganancias, cash flow, etc. Fue fundamental partir de lo que necesitábamos y no de los datos. Una vez el modelo creado diseñamos los formularios de entrada de los presupuestos y los informes.

Nuestro equipo de IT realizó las interfaces mediante consultas SQL automatizadas dentro de la misma aplicación, o sea sin ninguna manipulación de datos con hojas de cálculo por parte del departamento de control financiero.

Estas interfaces permiten, para cada empresa, integrar y combinar datos financieros de contabilidad y detalles de ventas con otros valores estadísticos como número de tickets que se realizan en un solo y único proceso. ¡Fantástico!

Luego creamos nuestro primer presupuesto para validar los modelos de entrada de datos, verificar las fórmulas de los formularios y los cálculos globales.

Hicimos las primeras importaciones de datos e incorporamos algunos ajustes. Posteriormente validamos nuestros informes, así como los “PACKS” de difusión y ya estábamos preparados para hacer frente al proceso de “reporting” para cualquier período.

AMSO: ¿Actualmente cómo se utiliza? ¿Cuál es el retorno después de más de 10 años de uso?

VM: Tal como hemos comentado anteriormente, tenemos un sistema que para cada cierre mensual provee:

• Los datos reales (desde el ERP), se actualizan en menos de 1 minuto. El sistema permite actualizar la información rápidamente en caso de añadir asientos y/o ajustes de contabilidad.
• Los cierres mensuales, en ½ día están hechos, consolidados con PyG e indicadores de gestión, así como Balance y Cash Flow consolidado.
• Los “Packs” de informes están ya configurados y listos para ser imprimidos y/o enviados.
• Los presupuestos, los tenemos todos bajo control, con datos seguros y fórmulas muy bien controladas. No hay riesgo de error de sobrescribir una formula como en las hojas de cálculo. Además, una fórmula es única, sea cual sea, por ejemplo, el número de “rayon”, de centro de coste, o lo que se necesite.
• Los presupuestos, así como los datos reales, están consolidados y centralizados; no hay más carpetas ni subcarpetas con hojas de presupuesto para cada versión, año o lo que sea.

AMSO: ¿Cuáles son los principales beneficios?

VM: los beneficios son tangibles y medibles:

En cuanto al retorno después de 10 años, es excelente. Los números hablan por sí mismos:

• El ahorro de tiempo en la fase de Reporting, es alrededor de 2,5 días / mes, o sea 30 días / año.
• Para el presupuesto necesitamos unos 3 días al año, habiendo ahorrado alrededor de 10 días. Es fácil hacer la cuenta !!!
• El grado de confianza en cuanto a la integridad y ausencia de errores es muy alto.
• Añadir, que hay mucho potencial de mejora. Por ejemplo, dentro de las funcionalidades de la aplicación existen, entre otros, los cuadros de mando que no utilizamos de momento. Sólo faltaría crearlos, sin ningún esfuerzo adicional, puesto que los datos se actualizarían al mismo tiempo que el cierre.

En cuanto al soporte y evolución del sistema, han sido siempre rápidos, disponibles y eficaces.

He de añadir también que la empresa tiene un sistema de control de gestión seguro y perenne. El modelo no depende de hojas de cálculo creadas y mantenidas por una única persona. Ahora sólo contactando a AMSO, nuestra organización puede continuar el proceso existente.

AMSO: ¿Refiriéndose a la actualidad, cómo le ha ayudado, y le ayuda, Mercur Business Control durante el período COVID 19?

VM: Cuando tienes un sistema que funciona, ágil, adaptable y seguro te permite hacer frente a casi cualquier imprevisto. De hecho, he tenido que elaborar varios escenarios y, contando con el soporte de AMSO para algunas adaptaciones necesarias, puedo decir que hemos estado siempre controlando la situación.

AMSO: ¿Qué le gustaría añadir al actual proceso de control de negocio?

VM: Sabemos que Mercur Business Control nos puede mucho dar más. Pensando en la planificación a largo plazo, los indicadores estratégicos (relacionados con los presupuestos y datos reales), así como los cuadros de mando corporativos, por empresa, por directivo, etc. se podría llegar a un sistema de gestión colaborativo del negocio. También podríamos realizar la consolidación contable en la aplicación pero de momento estamos muy contentos con lo que tenemos. Mejorar depende de nosotros ampliando funcionalidades.

AMSO: ¿Finalmente, recomendaría la solución de AMSO?

VM: Cuando tratas con profesionales y conoces una solución efectiva y probada, con el soporte que hay detrás, sin duda lo recomiendas.