Caso de Estudio: Implantación de Mercur Business Control en Grup Sant Eloi

13:16 11 noviembre en Casos de Estudio, CPM by Corina

Caso de Estudio
Implantación de Mercur Business Control
en Grup Sant Eloi

I. DATOS DE LA EMPRESA:

Sector Económico: Distribución y servicios.
Plantilla: 200 empleados aprox.
ERP: Dynamics NAV 25 usuarios + 25 en puntos de venta
Ubicación: Sant Julià de Lòria. Andorra
Proyecto Implantado: Corporate Performance Management
Responsable del proyecto: Víctor Melià – Director Financiero
Ventas totales 2009: >50 millones de Euros.

II. LA EMPRESA

Empresa creada en el año 1960 en la parte sur de Andorra. El negocio se inició con la comercialización de carburantes y los artículos propios del comercio en el Principado. En 1982 se crea el Hotel Sant Eloi, junto con el cual se actualiza la tienda y la restauración (cafetería).

En la actualidad, Sant Eloi está presente en las áreas de servicios, contando con un hotel de 86 habitaciones, área de restauración, Supermercado y Parafarmacia y una red de distribución con varias gasolineras. Con el fin de agilizar el proceso de planificación y control financiero se decide implantar un sistema CPM.

III. LA PROBLEMÁTICA

⚠ Hojas de cálculo que sólo puede modificar y ajustar una misma persona.

⚠ Sistema basado en hojas de cálculo poco flexible y carente de seguridad.

⚠ El presupuesto anual supone al menos 10 días de trabajo.

⚠ El cálculo acumulado de cada mes se lleva a cabo de forma totalmente manual.

Grup Sant Eloi es un grupo de varias empresas con diversos puntos de venta y más de 50 departamentos diferentes, para los cuales se tenían que presentar los resultados del período, acumulados, así como el comparativo interanual con sus variaciones y sus correspondientes presupuestos.

Como solución, el Director Financiero (CFO) desarrolló unas hojas de cálculo que sólo él podía modificar y ajustar. Teniendo en cuenta la complejidad creciente del negocio, el mantenimiento y la actualización de dicho sistema generaba mucho trabajo y representaba una amenaza para la empresa al estar todo centralizado en un solo responsable.

Un sistema basado en hojas de cálculo es poco flexible y carece de seguridad. El mero hecho de tener que añadir una nueva tienda, un nuevo departamento o sector, en el entorno de negocio, obligaba a duplicar todas las fórmulas (de presupuesto y de reporting) y a verificar todos los enlaces y agregaciones. Significaba un trabajo engorroso, sin ninguna gratificación personal, sin valor añadido para la empresa y con mucho riesgo de errores.

El presupuesto anual suponía al menos 10 días de trabajo. Hay que destacar que no llevaban a cabo forecasts (revisiones), ni cálculos automáticos de Cash Flow y Balance, tampoco existía una planificación a largo plazo. El cálculo acumulado de cada mes se llevaba a cabo de forma totalmente manual, es decir, implicaba modificar las fórmulas para adaptarlo al nuevo período. Esta situación exigía encontrar una solución para mejorar el proceso de control del negocio.

IV. OBJETIVOS PERSEGUIDOS.

✔︎ Reducir el tiempo de cierre mensual.

✔︎ Limitar el riesgo de errores.

✔︎ Integración al 100% con Navision y los otros sistemas

✔︎ Entrada de presupuestos de forma segura.

✔︎ Gestión de versiones y escenarios.

✔︎ Compartir la información a través de toda la organización.

✔︎ Consolidación automática.

✔︎ Rapidez en el tiempo de implantación y formación.

Por un lado, el Grup Sant Eloi buscaba reducir el tiempo de cierre mensual y limitar el riesgo de errores. Por eso, la nueva herramienta tenía que integrarse al 100% con Navision y los otros sistemas, como por ejemplo, la gestión de reservas para el hotel, el sistema de cajas en el punto de venta, etc. con el propósito de que se recogiera toda la información de estos sistemas. Además, el nuevo sistema debía de ser totalmente compatible con el entorno de trabajo Microsoft.

Por otro lado, el sistema tenía que permitir la entrada de presupuestos de forma segura, la gestión de versiones y la gestión de escenarios. Además, debía ser posible compartir la información a través de toda la organización con centralización y consolidación automática, todo esto con un método de cálculo lo más eficiente posible (reduciendo el número de celdas con fórmulas).

La herramienta debía ser adquirida mediante compra de licencias y con actualizaciones contempladas de forma continua, con mantenimiento y con la mínima dependencia del área de informática.

Se estudiaron varias herramientas en el mercado, algunas de las cuales no se ajustaban al presupuesto que se había fijado.

Otro de los objetivos principales era la rapidez en el tiempo de implantación y formación. Requerían de un sistema listo para ser utilizado de manera inmediata, que no necesitara de atención presencial, ni que absorbiera recursos de su departamento de informática; se buscaba ser totalmente autónomos en todo sentido.

V. PUESTA EN MARCHA

Finalmente se decide contratar con AMSO Consulting para implantar su solución Mercur Business Control, herramienta que cumplía con las características que buscaba la empresa y a un precio accesible.

Como se tenían claros los objetivos, éste sería el producto que nos permitiría alcanzar un alto nivel de mejora de gestión del negocio.

La implantación del proyecto se inicia en el mes de enero 2009 y todo quedó listo a mediados del mes de abril. La empresa comienza a realizar su gestión presupuestaria con el nuevo sistema de cara al año 2010.

❝ Configuramos el modelo de negocio, las plantillas y las fórmulas en un tiempo récord. La integración de datos se realizó de manera exhaustiva con nuestro Director de IT y su equipo, y así pudimos rápidamente sacar nuestros primeros informes en un plazo de tiempo muy corto ❞, comenta el Director Financiero.

VI. RESULTADOS OBTENIDOS

Entre los beneficios que Grup Sant Eloi ha obtenido al implantar Mercur Business Control, no podemos dejar de mencionar:

El cierre mensual se realiza en apenas un día. Anteriormente se cerraba sobre el 20 de cada mes, hoy se hace el día 15. Los informes se pueden obtener de forma mensual y acumulados, en cualquier momento de año y en modo detallado y/o consolidado.
El cash flow y balance previsional del grupo se actualiza automáticamente en cada cierre.
La actualización y mantenimiento del entorno es muy ágil, los cambios se realizan de manera dinámica: agregar nuevas tiendas, crear nuevos informes o añadir departamentos son actividades que toman pocos minutos.
Los presupuestos del año se hacen en 3 días, lo que antes se necesitaban al menos 10.
Se realizan 3 actualizaciones de presupuesto al año (forecast) uno después de semana santa, otro en el verano y por último en el mes de noviembre, como previsión de cierre.
El usuario tiene, hoy en día, total independencia, no se requiere soporte del departamento de informática.

VII. POTENCIAR Y MEJORA CONTINUA

Después de alcanzar los objetivos mencionados anteriormente, la empresa quiere mirar hacia el futuro.

Con la utilización de Mercur Business Control, Grup Sant Eloi piensa realizar el cierre mensual en 0,5 días, llevar a cabo los presupuestos del 2011 en tres días y así ir optimizando el proceso, potenciar sus análisis mediante el ahorro de tiempo y el uso de las herramientas como el “Drill Down”, Detail Analysis, etc. disponible en cualquier informe y eje, dimensión elegida.

Un objetivo ambicioso sería llegar a elaborar planificaciones financieras a largo plazo de forma periódica (3 o 5 años) e incorporar las medidas de rendimiento corporativo en un cuadro de mando.

La clave del éxito:

❝ Internamente, definir el proyecto y asignar un responsable. Elegir una consultora de alto nivel (tanto en tecnología como en finanzas) y un software de gestión adecuado, que sea muy adaptable y escalable ❞, comenta el Director Financiero.

Nombre: Víctor Melià
Cargo en la Empresa: Director Financiero
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Jean Marc Soulié

CEO

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