Líder en la gestión de notas de gastos y Viajes profesionales

NotilusSolución que gestiona de manera integrada el proceso de solicitud de viajes, generación de notas de gastos, conciliación y contabilización de facturas de los proveedores del viaje.

Se integra con el sistema central de la empresa y provee a la organización una visión a 360º de todo lo referente a la gestión de viajes y desplazamientos.

 El sistema permite gestionar los gastos desde su creación, pasando por su validación, pago y contabilización del mismo, ofreciendo una trazabilidad completa de la información.

Entre sus múltiples ventajas, permite dar un seguimiento a la política de viajes de su empresa, imputar los gastos analíticamente, integrar ficheros provenientes de tarjetas de crédito corporativas, facturas de proveedores, recuperar el IVA de los gastos, etc…

Notilus, es la solución informática global que le lleva de la mano a la hora de realizar la gestión completa y la racionalización de los gastos de desplazamiento.

Se compone de 4 módulos que lo ayudarán a eliminar lo complicado que es controlar las notas de gastos y viajes dentro de su empresa

Gestión de Solicitud de Viajes

Permite la gestión simple y racional de una solicitud de asignación de gastos. Notilus Travel es la referencia para la gestión de tus perfiles viajeros (tarjetas de fidelidad, de abono, de reducción, documentos de identidad, preferencias de viajes y criterios de políticas de viajes).

La aplicación ofrece la posibilidad de implementar workflow con compañías de viaje automatizando el proceso de petición de viaje.

Elaboración del pedido del viaje o de las órdenes de misiones profesionales
El colaborador que debe efectuar un desplazamiento realiza una solicitud que debe someterse a aprobación, esta es una solicitud de asignación de gastos reformateados: perfil viajero, lugar de salida y de llegada, motivo, asignación, reserva

La jerarquía 

Cualquier solicitud está asociada a la política de validación de la empresa. Notilus travel permite definir una forma de validación para cada tipo de misión. El desarrollo puede variar según numerosos criterios, entre ellos el perfil del firmante o la cronología de acontecimientos. El colaborador puede visualizar en cualquier momento en qué etapa se encuentra el proceso de su petición de viaje.

Lanzamientos

Las operaciones de reservas y solicitudes son lanzadas antes o después de las validaciones (flujo de trabajo parametrizable):
Demanda de billetes, vehículos de alquiler, vehículos de empresa, reserva de hoteles, validez de los pasaportes, de los visados, de las vacunas, solicitudes de anticipos de divisas (local y extranjera).
Toda esta gestión se realiza por la petición del Colaborador, viajero (selfbooking), secretaria de un departamento, encargado de viajes o delegación de alguna agencia de viajes en la empresa (Implant).

Gestión de Liquidación de Gastos de Viaje

Notilus Expense es una herramienta potente con altos rendimientos, permite una gestión completa de las notas de gastos a raíz del viaje de un colaborador (modo de validación, contabilización, pago y análisis)

Elaboración de las notas de Gastos

Con mucha sencillez, el colaborador hace la captación de la nota de gastos (divisas local y extranjera, respetando la política de reembolso, anticipos, obligaciones legales, archivo de gastos por tarjeta de empresa). Notilus Expense gestiona las tarjetas de negocio de las redes VISA, AMEX, MASTER CARD sobre la base de un adeudo en la cuenta de la empresa o en la cuenta personal del portador.

Después de enviar su nota en el flujo de trabajo para su validación, el colaborador puede seguir el desarrollo de las validaciones hasta el pago, incluso puede recibir un aviso automático por correo electrónico.

Aprobación de la nota de gasto 

Cada controlador puede ser avisado de las notas de gastos pendientes de aprobación automáticamente, por mensajería. El controlador es totalmente libre de aprobar, rechazar, modificar todo o parte de la nota de gastos.
La aprobación se realiza por mensajería, por conexión a Notilus expense o por delegación.

Contabilización de la nota

Tras su validación, las notas de gastos se envían automáticamente a los servicios administrativos centrales (administración, contabilidad, RR.HH, etc). Es posible realizar prestaciones posibles como: comprobación de justificantes con controles automatizados, contabilización, interfaz con el ERP -Sistema de información integrado- de pagos).

Análisis

Notilus expense prepara la información para que sea pertinente y puedes actuar, de modo que dispondrás de: extractos web (formatos XML y Excel), listas standards de anticipos, gastos personalizados, extractos en los que se ha sobrepasado el tope, cálculo de remuneraciones en especie, etc.

Gestión de las Facturas de Proveedores

Integración de facturas de proveedores como agencias de viaje, telefonía móvil, gasolina, renting, etc.

 La utilización de prestatarios exteriores para la organización de viajes supone una gestión de facturas pesada (reservas múltiples, tarjetas de gasolina, alquileres de coches, …). Notilus Invoice permite reducir las consecuencias. Permite también incorporar cualquier dato de factura cuyo detalle se relaciona con la persona como Telefonía móvil, Renting, etc.

 – Integración directa de los archivos de facturas de prestatarios: agencias de viajes, arrendadores de vehículos, telefonía, compañías aéreas, …

– Conciliación de línea de factura de viaje (del proveedor) con la orden de compra realizada en el módulo
de Notilus Travel.

– Se tienen en cuenta las asignaciones analíticas: orden de misión, centro de imputación, matrícula, etc…

– Contabilización directa de los asientos : respeto de sus criterios de distribución

– Integración en el ERP (Sistema de información integrado)

– Visión global:
Operaciones realizadas por cada colaborador, operaciones iniciadas, facturación en diversas divisas (euro, otras).

Permite obtener una visión global de los gastos de desplazamiento de una persona, un departamento, etc. Sea cual sea el origen de los gastos (notas de gastos o facturas).

Análisis y Reporting

Responde a la necesidad de optimización de los gastos de desplazamiento y de reducción de costes ofreciendo una visibilidad incomparable.

Cuenta con una herramientas de Business Intelligence integrada que permite obtener análisis pertinentes y rápidos.

 Está orientado de una lógica de planificación a una lógica dinámica. El tablero es una verdadera herramienta de control, pilotaje y de ayuda para la toma de decisiones para los responsables.

 Su transversalidad permite la consolidación del conjunto de datos de los diferentes módulos en un mismo informe.

  • Permite visualizar las tendencias
  • Asegura el seguimiento del control presupuestario
  • Provee indicadores claves sobre el conjunto de datos de viaje

 Le permite disponer de manera fácil, rápida y en tiempo real, las acciones necesarias para la puesta en marcha de estrategias como: reducción de costes, mejoras de calidad de los diferentes procesos, negociación con los proveedores, etc.

 Informes personalizables (gráficos, formatos: Excel, Pdf o Html, definición de tablero y de criterios de orden)

 Informes accesibles a todos los servicios de la empresa o por grupos de poblaciones de personas predefinidas a partir del portal de Notilus (filtros por criterios o en función del perfil del usuario)

 Satisface la necesidad de informes simples y de informes más complejos.

 Visualización de toda la información enlazada a los viajes y notas de gastos de diferentes poblaciones de la empresa: Gestor de Viajes, Dirección, Recursos Humanos, Contralor de Gestión

Más Información sin Compromiso
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Integración datos Notilus

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