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Grupo T2i (T2i): ¿Cual es su plantilla y cuantos empleados realizan notas de gastos?

Pierre-Yves Cordey (PYC): En Suiza somos alrededor de 300 empleados en plantilla con presencia en todo el territorio. Cada uno puede realizar notas de gatos de manera mas o menos frecuente.

T2i: ¿Antes de utilizar Notys Notas de Gastos como se realizaba el proceso y cuales eran las principales dificuldades?

PYC: Antes de implantar una solución de notas de gastos del Grupo T2i, nouestro proceso era bastante clásico. El colaborador se dedicaba a rellenar una plantilla predefinida de Excel. Luego el documento se imprimía y se enviaba por correo con los justificativos correspondientes.

Los documentos los recibía el departamento de contabilidad para ser entado manualmente en nuestro programa de contabilidad.

Era evidente que teníamos un problema de doble entrada, con un alto riesgo de error y una gran perdida de productividad. Como resultado, nuestros esfuerzos se centraron más en capturar aspectos que en verificar y analizar los elementos contables.

T2i: ¿Qué elementos han sido decisivos en su toma de decisiones?

PYC: Nuestro deseo por innovar, estábamos buscando una solución en la nube alojada en Suiza.

Queríamos un socio/integrador que comprenda nuestra organización de tipo PYME y que esté cerca de sus clientes.

Como estamos presentes en toda Suiza, la cobertura del idioma francés y alemán fue esencial.

El Grupo T2i y su solución de gestión de las Notas de Gastos respondieron completamente a estos criterios y, además de la simplicidad de uso y las numerosas configuraciones posibles (límites de pago, categorías de gastos, periodicidad de los pagos, …), apreciamos capacidad de integrar tarjetas de crédito en el proceso de reembolso de gastos.

Inicialmente, faltaba un elemento en esta solución: la entrada del gasto a través del móvil.

Grupo T2i se comprometió a cambiar su aplicación y estamos aprovechando esta nueva característica desde principios de este año.

T2i: ¿Cómo fue el proyecto? Qué interfaces se necesitaban para integrase con los software existentes?

PYC: Pudimos contar con un socio de confianza con el que tuvimos una muy buena colaboración. La implicación en este proyecto fue total tanto de nuestro lado como de ellos.

Se han cumplido los plazos y los importes programados y seguimos beneficiándonos de su apoyo oportuno cuando es necesario.

Su experiencia fue especialmente apreciada para realizar las interfaces con nuestros diversos software.

La generación de usuarios y la estructura organizativa proviene de nuestro sistema de HR, mientras que los datos financieros se integran directamente en nuestro software de contabilidad.

Finalmente, usamos SSO para conectarnos a nuestras diferentes herramientas y Grupo T2i ha encontrado los recursos necesarios para adaptarse a nuestros estándares.

T2i: ¿Actualmente cómo se utiliza? ¿Cuál es el retorno de los usuarios finales?

PYC: Tenemos una tasa muy alta de aceptación y satisfacción de los usuarios.

El empleado que estaba a cargo de ingresar los informes de gastos ahora es responsable de tareas más interesantes y de mayor valor agregado.

T2i: ¿Cuáles son los principales beneficios?

PYC: el tiempo de procesamiento de los informes de gastos se ha reducido en un 70% y los gastos de correo se han eliminado. Los documentos de justificación contable se almacenan digitalmente y estamos libres de tareas de archivo.

La gestión del flujo también se simplifica. Nuestros empleados son más responsables, la recepción de los informes de gastos a validar es continua y regular.