SOLUCIONES

SERVICIOS

Travel Expense Management

Controle los gastos profesionales de su empresa
y aumente la satisfacción de sus empleados y colaboradores

Controle los gastos profesionales de su empresa y aumente la satisfacción de sus empleados y colaboradores

Travel Expense Management Solution
Travel Expense Management Solution

Funcionalidades para el control de los gastos, antes, durante y después de los viajes de desplazamiento profesionales con gestión de ausencias y vacaciones incluido.

Escaneo del Justificativo / Ticket del gasto

Aprobaciones electrónicas

Gestión de límites y políticas de viajes

Conciliación de tarjetas

Integración contable con el ERP

Integración de extractos de tarjetas

Validación de facturas proveedores de viajes

Muchas otras funcionalidades más...

Una gestión fácil y eficaz de las notas de gastos, viajes profesionales y ausencia de sus empleados.

THE PRODUCTIVITY OF WORK IS NOT THE RESPONSABILITY OF THE WORKER BUT OF THE MANAGER.

Peter Drucker

Notas de Gastos Profesionales

La entrada dinámica de los gastos durante el viaje…

►    Escanee los tickets de gastos con su móvil a medida que se vayan realizando .

    Gestione los gastos manuales, como gastos de tarjeta, sin problemas. Tiene el control total, con conciliación y punteo automatizado, de los justificantes cuando se trata de gasto tarjeta.

    Impute los gastos según actividades (objeto del gasto) y según varios conceptos analíticos como clientes, productos, proyectos, etc.

   Gestione los vehículos e indemnizaciones kilométricas.

   Delegue la entrada de gastos a otro colaborador, puntual o por defecto, para una mejor adaptabilidad.

La gestión de notas de gastos profesionales durante el viaje…

   Prepare sus notas de gastos y envíelas a aprobación.

   Impute los anticipos recibidos a las notas de gastos para obtener el importe total neto a cobrar.

   Consulte el estado de las notas de gastos en cualquier momento.

   Valide las notas de gastos, si es el aprobador, desde el móvil o el PC, con total seguridad.

   Rechace las notas de gastos o gastos no conformes, si es el aprobador, con máxima trazabilidad y comentarios.

   Cambie y/o delegue al aprobador, para gestionar las ausencias o fuera de disponibilidad, con total flexibilidad.




Las Solicitudes de Viajes Profesionales

Solicitud y aprobación del viaje, antes del viaje…

►    Cree una solicitud de viaje en el entorno centralizado de gestión de viajes y desplazamientos.

►    Añada los componentes del viaje:  billetes (aviones, trenes, etc.) y las reservaciones (hoteles, restaurante,… ) con completa  flexibilidad.

►    Solicite anticipos de dinero en divisa para el viaje desde el mismo documento.

►    Entregue su solicitud de viaje para aprobación según workflow preestablecido.

►    Consulte en cualquier momento el estado de sus viajes, aprobación, rechazo, propuesta y reservaciones.

Lleve el control de los viajes profesionales en todo momento….

►    Modifique o elimine las solicitudes de viajes en un momento.

►    Si es supervisor, apruebe las solicitudes en un momento desde la aplicación.

►    Compruebe las facturas de proveedores de viajes y las solicitudes para la validación a posteriori.

Gestión Administrativa y Contable

El control contable y contabilización de las notas de gastos profesionales …

►    Revise las notas entregadas y valide la conformidad de la información en minutos.

►    Desgloses analíticos y del IVA de forma automática.

►    Verifique y valide las facturas de proveedores de viajes.

►    Genere la contabilización en el formato específico de su(s) ERP(s).

►    Cumpla con las obligaciones fiscales en cuanto a gestión de justificantes y declaración fiscal.

►    Realice las dotaciones mensuales de gastos no contabilizados (aprobado, entrado, etc).

Control de recursos humanos…

►    Valide los gastos de formación de empleados, definido en el workflow.

►    Controle las ausencias y las vacaciones de cada empleado en una sola herramienta.

►    Verifique la coherencia de gastos y el riesgo de fraude, gastos durante periodo de ausencias, etc.

►    Actualice automáticamente la nómina mediante fichero para descontar las ausencias y vacaciones.

Pagos y gestión con el banco…

►   Efectúe el pago de las notas de gastos una vez el control contable se ha llevado cabo, y así cumplir con normativas y trazabilidad.

►    Genere los asientos contables de los pagos para actualizar el ERP o sistema contable con la máxima trazabilidad.

►    Avise automáticamente a las personas del pago de las notas de gastos.

►    Valide y genere automáticamente el fichero SEPA, o cualquiera requerido para cada pago y por banco.

►    Olvide el punteo manual del extracto de tarjetas con el banco si se trata de tarjetas empresa.

Reduzca a la mitad el tiempo de creación de notas gastos y
ahorre 90% del tiempo en gestiones y tareas administrativas

SOLICITAR DEMO

Vacaciones y Ausencias

►    Visión a 360 grados del devengo de vacaciones, solicitudes en trámite y próximas salidas, todo directamente desde la pantalla de inicio.

►    Solicitud de vacaciones o ausencias en apenas 3 clics y enviado directamente al aprobador.

►    Su aprobador será notificado de cualquier solicitud para agilizar el proceso.

►    Workflow de aceptación o rechazo de sus solicitudes.

►    Tenga acceso al saldo de las vacaciones pendientes y de las disfrutadas en cualquier momento.

►    Valide cualquier solicitud de vacaciones o ausencia, con solo un clic.

►    Integre con su software de nómina para recuperar toda la información y evitar duplicados.

►    Gestione múltiples tipos de organizaciones del tiempo de trabajo, forfait, horas semanales, convenios, etc.

►    Lleve el control de los gastos de viaje y asígnelos al viaje o ausencia correspondiente y evite fraudes.

►    Genere informes completos y detallados de vacaciones, ausencias, días trabajados, prorrateos, etc.

Informes y Cuadros de Mando

Informes operativos de varios tipos

Notas de gastos con retrasos.
Gastos por proyecto, actividad, etc.

Informes para Recursos humanos

Gastos de formación por departamento.
Control de vacaciones y ausencias, etc.

Informes de control contable

Gastos no validado para realizar dotaciones.
Gastos a refacturar, control del IVA, Ticket Restaurante, etc.

Colaboración y Automatismos

Comunicar, Informar, Supervisar…

►    Workflow completamente parametrizable para la aprobación de nota de gastos hasta su contabilización.

►    Mensajería integrada para avisos relativos a la carga de extractos de tarjeta, validación y rechazo de las notas de gastos, pago de las notas de gastos.

►    Avise a los usuarios de justificantes que faltan.

►    Workflow de solicitud previa de un tipo de gasto para un mejor control.

►    Workflow de comunicación entre el viajero y el gestor de viaje, interno o agencia, en cuanto a propuesta de viajes y reservaciones realizadas.

►    Workflow de aprobación de solicitud de viaje.


Máxima productividad…

►    Importe, de manera automática, los datos de empresa necesarios para la gestión de gastos de viajes, como: Personas, Centros de costes, Tarjetas, Proyectos, etc.

►    Descargue de los bancos los extracto de tarjetas de crédito manual o automáticamente con la frecuencia deseada, siempre con máxima trazabilidad.

►    Importe el  fichero de facturas de proveedores de viajes: alquiler de coche, teléfono, otros.

►    Contabilice las notas de gastos, facturas y genere asientos en un fichero con el formato de su ERP.

►    Pague las notas de gastos (Sepa, …)  y contabilice automáticamente estos asientos con los ficheros al formato de su ERP.

  • Adaptabilidad

    Adaptación a los cambios del negocio de manera eficaz.

  • Rapidez

    Soluciones ágiles con resultados inmediatos.

  • Fiabilidad

    Garantía en la exactitud e integridad de los datos.

  • Flexibilidad

    Soluciones flexibles y escalables, 100% personalizables.

  • Trazabilidad

    Control en todo momento de las modificaciones realizadas

UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA

Una solución integral para la gestión de notas de gastos y viajes profesionales ganando en productividad los departamentos de Contabilidad y RRHH
Notys

35 años de experiencia, 200 empleados, más de 2000 clientes y una facturación de 30MM € hacen de Notys líder en la solución de gestión de Travel Expense Management.

 

Aspectos Técnicos:

 

  • Base de datos Oracle, SQL Server, MySQL, AS400.
  • Entorno web, desarrollado en Java
  • Máxima compatibilidad con Windows,Apple y Linux
  • Acceso web desde cualquier navegador y dispositivo (PC, tablets y móvil)
  • Sistema de log y estadísticas de uso.
  • Backup incorporado al máximo nivel de encriptación y compresión de datos – Implica un 100% de ahorro de tiempo para el departamento de IT 
  • Disponible en compra & SAAS.

Travel Expense Management

Conozca más a fondo nuestra Solución para la Gestión de las Notas de Gastos y Viajes Profesionales.

NOTICIAS

Póngase en contacto con un Especialista

Para obtener más información, complete el formulario y ¡un miembro de nuestro equipo lo contactará pronto!

Travel Expense Management Solution