Travel Expense Management

Gestión de notas de gastos profesionales durante el viaje…

• Prepare sus notas de gastos y envíelas a aprobación.
• Impute los anticipos recibidos a las notas de gastos para obtener el importe total neto a cobrar.
• Consulte el estado de las notas de gastos en cualquier momento.
• Valide las notas de gastos, si es el aprobador, desde el móvil o el PC, con total seguridad.
• Rechace las notas de gastos o gastos no conformes, si es el aprobador, con máxima trazabilidad y comentarios.
• Cambie y/o delegue al aprobador, para gestionar las ausencias o fuera de disponibilidad, con total flexibilidad.

Antes de viaje, sigue los viajes y propuestas…

• Modifique o elimine las solicitudes de viajes en un momento.
• Si es supervisor, apruebe las solicitudes en un momento desde la aplicación.
• Compruebe las facturas de proveedores de viajes y las solicitudes para la validación a posteriori.

• Controle las ausencias y las vacaciones de cada empleado en una sola herramienta.
• Verifique la coherencia de gastos y el riesgo de fraude, gastos durante periodo de ausencias, etc.
• Actualice automáticamente la nómina mediante fichero para descontar las ausencias y vacaciones.

Pagos y gestión con el banco…

• Efectúe el pago de las notas de gastos una vez el control contable se ha llevado cabo, y así cumplir con normativas y trazabilidad.
• Genere los asientos contables de los pagos para actualizar el ERP o sistema contable con la máxima trazabilidad.
• Avise automáticamente a las personas del pago de las notas de gastos.
• Valide y genere automáticamente el fichero SEPA, o cualquiera requerido para cada pago y por banco.
• Olvide el punteo manual del extracto de tarjetas con el banco si se trata de tarjetas empresa.

• Visión a 360 grados del devengo de vacaciones, solicitudes en trámite y próximas salidas, todo directamente desde la pantalla de inicio.
• Solicitud de vacaciones o ausencias en apenas 3 clics y enviado directamente al aprobador.
• Su aprobador será notificado de cualquier solicitud para agilizar el proceso.
• Workflow de aceptación o rechazo de sus solicitudes.

• Tenga acceso al saldo de las vacaciones pendientes y de las disfrutadas en cualquier momento.
• Valide cualquier solicitud de vacaciones o ausencia, con solo un clic.
• Integre con su software de nómina para recuperar toda la información y evitar duplicados.
• Gestione múltiples tipos de organizaciones del tiempo de trabajo, forfait, horas semanales, convenios, etc.
• Lleve el control de los gastos de viaje y asígnelos al viaje o ausencia correspondiente y evite fraudes.
• Genere informes completos y detallados de vacaciones, ausencias, días trabajados, prorrateos, etc.

• Notas de gastos con retrasos.
• Gastos por proyecto, actividad, etc.

• Gastos no validado para realizar dotaciones.
• Gastos a refacturar, control del IVA, Ticket Restaurante, etc.

• Gastos de formación por departamento
• Control de vacaciones y ausencias, etc.

Comunicar, Informar, Supervisar…

• Workflow completamente parametrizable para la aprobación de nota de gastos hasta su contabilización.
• Mensajería integrada para avisos relativos a la carga de extractos de tarjeta, validación y rechazo de las notas de gastos, pago de las notas de gastos.
• Avise a los usuarios de justificantes que faltan.
• Workflow de solicitud previa de un tipo de gasto para un mejor control.
• Workflow de comunicación entre el viajero y el gestor de viaje, interno o agencia, en cuanto a propuesta de viajes y reservaciones realizadas.
• Workflow de aprobación de solicitud de viaje.

Máxima productividad…

• Importe, de manera automática, los datos de empresa necesarios para la gestión de gastos de viajes, como: Personas, Centros de costes, Tarjetas, Proyectos, etc.
• Descargue de los bancos los extracto de tarjetas de crédito manual o automáticamente con la frecuencia deseada, siempre con máxima trazabilidad.
• Importe el  fichero de facturas de proveedores de viajes: alquiler de coche, teléfono, otros.
• Contabilice las notas de gastos, facturas y genere asientos en un fichero con el formato de su ERP.
• Pague las notas de gastos (Sepa, …)  y contabilice automáticamente estos asientos con los ficheros al formato de su ERP.